Wat ga je doen?

In deze veelzijdige rol ben je als Office Manager een spil binnen Vivia. Je combineert verschillende verantwoordelijkheden, waaronder:

• Service-manager: Je coördineert, bewaakt en werkt mee aan de dienstverlening, zorgt dat facilitaire processen soepel verlopen en dat collega’s ondersteund worden waar nodig.
• Planner: Je bent verantwoordelijk voor het plannen van afspraken (zowel intern als extern) en andere operationele afspraken.
• Contractadministratie: Je beheert en onderhoudt onze contracten, bewaakt looptijden en voorwaarden, en zorgt voor de juiste archivering.
• Werving & personeel: Je ondersteunt bij wervingsprocessen, coördineert in- en uitdiensttreding en onderhoudt contacten met (potentiële) medewerkers.
• Personeelsfunctionaris: Je ondersteunt collega’s bij HR-zaken, fungeert als aanspreekpunt bij personeelsvragen en draagt bij aan het (door)ontwikkelen van personeelsbeleid.

Wie ben jij?

Wij zoeken iemand die:

• Minimaal hbo-niveau heeft (bijv. Bedrijfsadministratie, HRM, Office Management of vergelijkbaar).
• Aantoonbare ervaring heeft in een soortgelijke functie, bij voorkeur in een kleinere organisatie.
• Sterke organisatorische vaardigheden bezit en meerdere processen tegelijk kan beheren.
• Communicatief vaardig is, zowel schriftelijk als mondeling.
• Proactief, zelfstandig en praktisch is.
• Affiniteit heeft met de zorg en/of ICT (pré, maar geen harde eis).
• Integriteit en discretie hoog in het vaandel heeft; je werkt met contracten, personeelsgegevens en vertrouwelijke dossiers.
• Representatief is (binnen je eigen stijl en karakteristiek).

Wat bieden wij jou?

• Een zelfstandige en afwisselende functie binnen een compact, professioneel team.
• Een informele, no-nonsense werksfeer.
• Ruimte voor eigen inbreng: jij mag processen vormgeven en verbeteren.
• Een jaarcontract met uitzicht op een vaste aanstelling (afhankelijk van wederzijdse tevredenheid).
• Mogelijkheid om bij te dragen aan duurzame en maatschappelijke impact – Vivia werkt in de zorg en ICT en hecht waarde aan veilig, betrouwbaar werken.
• Salaris tussen € 2.750 en € 3.750 euro bruto per maand (exclusief vakantiegeld en winstuitkering) op basis van fulltime werken, afhankelijk van je kennis en ervaring en omvang van je takenpakket.

De rol binnen ons team Kwaliteit & Veiligheid

Wij zijn op zoek naar een gedreven Medewerker Kwaliteit die een cruciale rol gaat spelen in het borgen en verder ontwikkelen van ons interne kwaliteits- en veiligheidsmanagementsysteem én het ondersteunen van onze klanten. Je bent de spin in het web binnen ons team Kwaliteit & Veiligheid en fungeert als risicocoördinator, beheerder van Zenya, én als verbinder voor continue verbetering.

Wat ga je doen?

In deze rol ben je verantwoordelijk voor een breed spectrum aan taken:

• Risicocoördinatie: Je inventariseert, beoordeelt en monitort risico’s binnen zowel Vivia zelf als in klantomgevingen. Je werkt met de Zenya Suite om risico’s centraal vast te leggen, beheersmaatregelen toe te wijzen en voortgang te monitoren.
• Beheer Zenya: Je onderhoudt en optimaliseert onze Zenya-omgeving, zorgt voor ondersteuning van collega’s, stemt functies in met de praktijk en benut de tool optimaal voor kwaliteits- en risicoprocessen.
• Continu verbeteren: Je stimuleert en begeleidt verbetertrajecten, zowel intern binnen Vivia als bij onze klanten. Je zet kwaliteitsanalyses op, volgt auditor-meldpunten op, initieert corrigerende en preventieve acties en zorgt dat PDCA (plan-do-check-act) leeft.
• Managementsysteem: Je draagt bij aan het beheer en de ontwikkeling van het managementsysteem op het gebied van kwaliteit en veiligheid binnen Vivia; je ondersteunt bij audits, documentbeheer en borging van processen.
• Klantsupport: Je adviseert en ondersteunt onze klanten bij hun eigen kwaliteits- en risicomanagement, bijvoorbeeld door functioneel beheer van hun managementsysteem, risicoregisters en het opzetten van verbeterplannen.
• Samenwerking: Je werkt nauw samen met collega’s binnen Kwaliteit & Veiligheid, maar ook met andere teams bij Vivia —om kwaliteit, veiligheid en compliance structureel te verankeren.

Wie ben jij?

We zoeken iemand met:

• Minimaal hbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur met ervaring in kwaliteitsmanagement, risicomanagement of daarvoor relevante opleidingen.
• Ervaring met of affiniteit voor risicomanagement, bij voorkeur in een zorg- of ICT-omgeving.
• Kennis van of bereidheid om te werken met Zenya of vergelijkbare risicomanagementsoftware (zo werken wij voor onze klanten ook met SmartManSys, Confluence, Easyprivacy en EasyDPIA.
• Analytisch sterk en gestructureerd: je hebt oog voor detail én het grotere plaatje.
• Goede communicatieve vaardigheden: je kunt complexe risicoinformatie begrijpelijk maken voor verschillende doelgroepen.
• Zelfstartend en proactief: je zet verbeterinitiatieven op, maar kunt ook in een zelfstandig opererende rol werken.
• Integriteit en betrouwbaarheid: je werkt met vertrouwelijke data en bent gewend om zorgvuldigheid hoog te houden.
• Affiniteit met de zorgsector en compliancenormen zoals ISO9001 en NEN7510 is een pré, zeker gezien onze certificeringen en groeiende compliance eisen.
• Representatief is (binnen je eigen stijl en karakteristiek).

Wat bieden wij jou?

• Een betekenisvolle, afwisselende functie binnen een klein, betrokken team, met directe impact op zowel interne processen als klantprojecten.
• Een informele en no-nonsense werksfeer, met flexibele werktijden en mogelijkheid tot deels thuiswerken.
• Ruimte om (kwaliteits)processen verder vorm te geven en te professionaliseren.
• Een jaarcontract met uitzicht op vaste aanstelling (afhankelijk van wederzijdse tevredenheid).
• Mogelijkheid om bij te dragen aan maatschappelijke impact doordat je werkt in de zorg-ICT-sector, waar je bijdraagt aan kwaliteit, veiligheid en verbetering.
• Salaris tussen € 2.750 en € 3.750 euro bruto per maand (exclusief vakantiegeld en winstuitkering) op basis van fulltime werken, afhankelijk van je kennis en ervaring en omvang van je takenpakket.

• ISO 27001
• ISO 9001
• ISO 27799

• We voeren een zoekopdracht op naam van de sollicitanten uit binnen LinkedIn en een zoekmachine.
• Als je bij Vivia komt werken, vragen we een eigen verklaring goed gedrag. Het kan zijn dat daarnaast een opdrachtgever van Vivia vraagt een VOG te overleggen.