Hoe wij werken

Bij Vivia streven wij naar duidelijke afspraken, transparante dienstverlening en een zorgvuldige omgang met informatie. Daarom werken wij volgens een vast proces voor het aangaan van nieuwe samenwerkingen.

Stap 1 – Kennismaking en inventarisatie
De samenwerking start, na een aanvraag, met een eerste voorstel via e-mail. Op basis van de, bij de aanvraag, ontvangen informatie bespreken wij de hulpvraag en stellen wij een globaal voorstel op met één of meerdere mogelijke diensten of oplossingsrichtingen.

Stap 2 – Afstemming van de dienstverlening
Vervolgens plannen wij een telefonisch consult of online conference call. Tijdens dit gesprek bespreken wij de gewenste dienstverlening in detail en bepalen we gezamenlijk welke diensten, producten of ondersteuning het beste aansluiten bij de behoefte van de klant.

Stap 3 – Vastleggen van de afspraken
Na de afstemming ontvangt de klant een offerte waarin de overeengekomen dienstverlening wordt vastgelegd. Indien sprake is van verwerking van persoonsgegevens ontvangt de klant tevens een verwerkersovereenkomst ter ondertekening. Zodra de ondertekende documenten door Vivia zijn ontvangen, worden de werkzaamheden ingepland en gestart.

Tijdens de samenwerking
Tijdens de uitvoering van onze dienstverlening werken wij volgens de meest actuele beleidsdocumenten, voorwaarden en procedures. De contract gerelateerde documenten zijn altijd beschikbaar via deze pagina. Eerdere versies blijven beschikbaar in het archief ten behoeve van transparantie en historische raadpleging en auditdoeleinden.

Standaard documentatie

De onderstaande documenten vormen de basis van onze dienstverlening en kunnen van toepassing zijn op één of meerdere diensten van Vivia. In offertes, overeenkomsten en aanvullende afspraken kan naar deze documenten worden verwezen. De documentnaam verwijst naar de actuele, online raadpleegbare versie van het document. Voor iedere publicatie is tevens een PDF-versie beschikbaar. Eerdere versies blijven beschikbaar via het archief ten behoeve van transparantie, auditdoeleinden en historische raadpleging.

Document	Versie	Toelichting	Download	Archief
Algemene voorwaarden Vivia B.V.	v3	Basis leveringsvoorwaarden; vervangt voor kleinere overeenkomsten de volledige mantelovereenkomst.	PDF	Archief
Verwerkersvoorwaarden	v?.?	Gebaseerd op het BoZ-model. Inclusief dienstspecifieke bijlagen voor Stip-App, Vivia-Connect en IBP-diensten.	PDF	Archief
AIVG-voorwaarden	v?.?	Acceptatie van de Algemene Inkoopvoorwaarden Gezondheidszorg (2022) inclusief ICT-en PNIL-module (2024), met eventuele vaste afwijkingen.	PDF Basis PDF ICT PDF PNIL	Archief
Dienstverleningsovereenkomst (DVO) / Servicebeschrijving	v2	Beschrijving van servicelevels, supportkanalen, prioriteiten, urgenties en openingstijden.	PDF	Archief
Begripsomschrijvingen	v1	Centrale begrippenlijst voor alle contractuele documentatie.	PDF	Archief

Documentbeheer

Vivia actualiseert deze documentatie periodiek om wijzigingen in wet- en regelgeving, dienstverlening of interne processen te verwerken. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, is de versie van toepassing die op het moment van het sluiten van de overeenkomst onderdeel uitmaakt van de contractuele afspraken. Historische versies worden ter inzage beschikbaar gehouden via het archief.

Privacy, Security & Continuïteit

Publiek beschikbaar

Document	Versie	Toelichting	Download	Archief
Privacyverklaring	v?.?	Toelichting op de verwerking van persoonsgegevens door Vivia.	PDF	Archief
Subverwerkerslijst	v?.?	Actueel overzicht van subverwerkers inclusief vestigingsland en rol.	PDF	Archief
Verwerkersovereenkomst STIP	v3	Standaard Verwerkersovereenkomst STIP-App inclusief dienstspecifieke bijlagen.	PDF	Archief
Verwerkersovereenkomst ViviaConnect	v3	Standaard Verwerkersovereenkomst ViviaConnect inclusief dienstspecifieke bijlagen.	PDF	Archief
Responsible Disclosure-beleid	v?.?	Procedure voor het verantwoord melden van kwetsbaarheden.	PDF	Archief
Samenvatting bedrijfscontinuïteitsbeleid	v?.?	Uitleg over maatregelen rondom beschikbaarheid en continuïteit van dienstverlening.	PDF	Archief
Meldprocedure incidenten en datalekken	v?.?	Beschrijving van meldroutes, contactpunten en responstermijnen.	PDF	Archief

Documenten op aanvraag

Vanwege vertrouwelijkheid, informatiebeveiliging of contractuele afspraken worden onderstaande documenten uitsluitend op aanvraag beschikbaar gesteld. Afhankelijk van de aard van het document kan vooraf een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) worden verlangd. Mocht u meer informatie willen hebben, neem dan contact op met onze administratie

In control

100% veilig bestaat niet, 100% in control wel!
Daarom richt Vivia zich op het continue voorkomen van incidenten.
Binnen Vivia hebben we ons managementsysteem zo ingericht dat we in onze jaarlijkse PDCA-cyclus continu werken aan verbetering van de belangrijke thema's:

• Informatiebeveiliging
• Kwaliteit
• Privacy

Externe auditors houden ons scherp en daarnaast volgen we best practices. Dat gaat met een drietal officiële certificeringen. Ons volledige primaire proces voldoet hiermee aan de strengste normen op het gebied van kwaliteit, beveiliging, continuïteit en betrouwbaarheid.

Vivia verwerkt gezondheidsgegevens voor haar zorgklanten. Daarmee moeten wij aantoonbaar voldoen aan de NEN7510. De NEN 7510 is dé door het Nederlands Normalisatie-instituut ontwikkelde norm voor informatiebeveiliging voor de zorgsector in Nederland.

Subverwerkers

Vivia maakt voor onderdelen van haar dienstverlening gebruik van zorgvuldig geselecteerde subverwerkers. Een actueel overzicht van alle subverwerkers, inclusief vestigingsland en rol, is beschikbaar via de subverwerkerslijst.

Belangrijkste subverwerkers:

• TransIP, Vondellaan 47, 2332 AA Leiden voor hosting van onze diensten Vivia-Connect, Stip-App, onze ticketsystemen, websites waaronder BabyConnect, en overige gehoste diensten/applicaties voor onze klanten dan wel interne processen
• Microsoft, ten behoeve van onze bedrijfsvoering
• Zivver, ten behoeve van het veilig mailen conform de NTA7516

Certificeringen en Verklaringen

Vivia werkt continu aan de kwaliteit, veiligheid en betrouwbaarheid van haar dienstverlening. Hiervoor worden zowel interne controles als externe beoordelingen ingezet.

Certificeringen

• ISO 27001
• NEN 7510
• ISO 9001
• Verklaring Van Toepasselijkheid (v1.8)
• Verklaring Van Toepasselijkheid (v3.0)

Audits en beoordelingen

Informatie over uitgevoerde audits, controles en beoordelingen door onafhankelijke partijen.

Vragen over compliance?

Heeft u vragen over onze documentatie, informatiebeveiliging, privacy, certificeringen of compliance-gerelateerde onderwerpen? Neem dan contact met ons op via de gebruikelijke contactkanalen.