Ons Ketenverkeer

Ketenverkeer heeft als doel om het uitwisselen van informatie tussen zorgverleners van andere organisaties makkelijker te maken.

Denk hierbij aan het digitaal kunnen ontvangen van verwijzingen en deze rechtstreeks en (semi) geautomatiseerd te kunnen verwerken in ONS.

Om dit te bereiken zijn onderstaande aandachtspunten gedefinieerd:

1. Ontvangen
   Voor er iets met informatie kan worden gedaan zal deze eerste moeten kunnen worden ontvangen. Samenwerken.IT heeft hiervoor een door de klant afgegeven certificaat van ONS (via Nedap) en de EDI-postbus gegevens van de klant-postbus.
2. Bewaking
   Wanneer informatie is ontvangen is het belangrijk dat u hiervan op de hoogte wordt gebracht en te bewaken dat deze informatie binnen een acceptabele termijn de benodigde aandacht krijgt. Om deze reden wordt bij binnenkomst van ketenberichten een notificatiebericht geplaatst op het overdrachtsscherm binnen ONS. Wanneer documenten worden verwerkt in ONS (bijvoorbeeld specialistenbrieven) dan wordt tevens een actie geplaatst in het scherm 'Openstaande acties voor uw deskundigheid).
3. Poortwachter
   Sommige informatie kan misschien naar uw mening volledig worden genegeerd, waar andere informatie zonder menselijke tussenkomst mag worden doorgezet naar ONS. Een voorbeeld is het BSN-onbekend proces. Binnenkomende berichten met een voor de klant onbekende BSN, wordt niet verwerkt in ONS. Wel vindt er notificatie plaats naar zowel de cliëntadministratie als de verzender.
4. (semi) Automatisch verwerking
   Wanneer informatie voldoende gestructureerd wordt ontvangen ontstaat de mogelijkheid deze informatie geautomatiseerd te verwerken.
5. Terugkoppeling / Zelf initiëren van communicatie
   Wanneer informatie wordt ontvangen is het vaak wenselijk om terug te koppelen wat u met deze informatie gedaan heeft of aanvullende vragen te kunnen stellen, etc... Dit gebeurt via het tabblad 'ketencommunicatie'.
   Mogelijk wilt u ook zelf initiatief nemen en zorginhoudelijke informatie vanuit ONS delen met een zorgverlener van een andere organisatie.
6. Archiveren
   Tot slot kunnen berichten die niet langer aandacht nodig hebben worden gearchiveerd. Hierdoor verdwijnen ze uit uw zichtveld, maar kunnen nog wel worden teruggevonden in het archief.

Proces binnenkomend bericht:

1. De zorgmail postbus wordt gecheckt op berichten van zorgverleners.
2. Is er een bericht binnen, dan wordt dat als ketenbericht geplaatst in ONS.

Proces uitgaand bericht:

1. Via tabblad ketencommunicatie, wordt een bericht door de medewerker ingevoerd.
2. Met de knop 'Versturen als Zorgmail' kan gekozen worden uit de externe zorgverleners zoals ingevoerd bij de betreffende cliënt.
3. Binnen ONS wordt gebruik gemaakt van het Zorgmail adresboek (een kopie), zo wordt op basis van de AGB-code van de 'Externe Zorgverlener' de edi-postbus opgehaald uit het adresboek van Enovation.
4. Via de postbus die u zelf in beheer heeft via het M-Center van Enovation, kunt u de logging van de uitgaande berichten beheren.
5. Is er een bericht binnen, dan wordt dat als ketenbericht geplaatst in ONS.

Samenwerken.IT kan documenten verwerken die bijvoorbeeld als PDF binnenkomen via de EDI-Postbus. Ook kunnen we binnenkomende vrijetekstberichten omzetten naar PDF en die als document plaatsen in het dossier binnen ONS. Het omzetten naar PDF kan op basis van verzender. Diverse lab's die vrijtekst-berichten versturen, zetten wij om naar PDF.

Overdracht scherm

Gebruikers van ONS hebben in hun dashboard de functie 'Overdracht', in dit scherm staan altijd de actueel verwerkte berichten.

Labels

Binnenkomende documenten krijgen een label, zodat documenten achteraf altijd makkelijk kunnen worden gezocht op basis van het juiste label.

Deskundigheid

Documenten die in ONS worden geplaatst kunnen beschikbaar gesteld worden op basis van deskundigheid. Zo krijgen alleen die functionarissen de documenten te zien die ze mogen zien.

Acties

Elk binnenkomende document levert een actie op,  in het scherm 'Openstaande acties voor uw deskundigheid'.

Let op, de acties worden ingesteld op basis van 'deskundigheden', zo kan het ingesteld worden dat de acties beperkt worden via een specifieke deskundigheidsgroep met bijvoorbeeld artsen en medisch-secretariaat, waarbij een andere deskundigheidsgroep wordt gebruikt voor het tonen van de documenten.

De eerste versie van Ketenverkeer richt zicht op het kunnen ontvangen van verwijzingen via Zorgdomein. Voordat meer functionaliteit kan worden toegevoegd is het belangrijk om te weten dat de informatie juist wordt ontvangen, hoe deze exact is gestructureerd en welke elementen de essentie bevatten.

Daarom is de functionaliteit in deze eerste versie beperkt tot het volgende:

• Het kunnen ontvangen van verwijzingen
• Het kunnen inzien van de ontvangen gegevens (inclusief bijlagen)
• Het ondersteunen van basale workflow, zodat duidelijk is wanneer een bericht door iemand wordt verwerkt en welke berichten nog aandacht nodig hebben.

Wanneer u deelneemt aan de pilot ga er dan van uit dat de getoonde informatie incorrect of onvolledig kan zijn!

Omdat informatie op een nieuwe manier wordt verwerkt, wordt mogelijk andere of incorrecte informatie getoond. Het is daarom belangrijk dat u tijdens deze periode alle informatie extra controleert op juistheid en onvolkomenheden direct doorgeeft via uw contactpersoon.

Mocht de geboden oplossing niet aansluiten bij uw behoefte betreft het eerder beschreven doel, dan is het voor ons erg waardevol uw  terugkoppeling te ontvangen. Alleen dan wordt het voor ons mogelijk uw wensen zo goed mogelijk te adresseren met onze software.

Handleiding

1. Ketenverkeer starten
   Wanneer u beschikt over de benodigde rechten vindt u Ketenverkeer in het applicatie keuzemenu.
2. Wanneer u op het Ketenverkeer icoon te klikt zal Ketenverkeer worden geopend en verschijnt de
   Inbox.
3. Inbox / Archief overzicht
   Momenteel worden berichten verdeeld over twee groepen:
   1. Inbox; De inbox bevat alle berichten die nieuw zijn of nog in behandeling.
   2. Archief; Het archief bevat alle berichten die zijn gearchiveerd. Omdat het archief qua opbouw vergelijkbaar is met de inbox, bespreken we hier alleen de inbox.
4. Het overzicht bestaat uit een aantal kolommen. Deze worden hieronder kort toegelicht:
   1. Selectie; Met de checkboxes in deze kolom kunt u meerdere berichten selecteren om een actie op uit te
   voeren. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om meerdere berichten tegelijk archiveren of in
   bewerking te nemen.
   2. [P]rioriteit; Wanneer bij het ontvangen bericht een prioriteit is aangegeven, wordt deze hier weergegeven.
   3. [S]tatus; In deze kolom ziet u de status van een bericht.
   • Nieuw
   • In behandeling genomen
   • Gearchiveerd
   4. [T]ype; Middels een icoon wordt in deze kolom aangegeven om wat voor een berichttype het gaat.
   Let op: Dit icoon verdient extra aandacht. Dit icoon geeft aan dat het een groep gerelateerde berichten betreft. Alleen het laatste bericht wordt getoond, de overige berichten in de groep worden getoond zodra u de groep openklapt door op het bericht te klikken.
   5. Onderwerp; Deze kolom bestaat uit twee regels:
   • Regel 1 : Toont onderwerp, titel of vergelijkbaar kenmerk van het bericht. Dit veld is voor elk bericht aanwezig.
   • Regel 2 : Per bericht type wordt gekeken welke specifieke eigenschappen waardevol zijn om op deze tweede regel op te nemen.
   6. Datum; Toont de datum / tijd waarop het bericht door Ketenverkeer is ontvangen.
   7. Bijlagen; Wanneer het bericht een bijlage bevat wordt er een paperclip in deze kolom getoond.

Detail scherm; Het detail scherm presenteert de informatie uit het bericht.

Bijlagen; Wanneer aanwezig vindt u bovenaan in het scherm de bijlagen die bij het bericht horen.
Let op! Als u op een bijlage klikt opent deze in een nieuw tabblad. Wanneer uw browser dit niet ondersteunt wordt deze gedownload.
Wanneer documenten worden gedownload vergeet deze dan niet tijdig van uw systeem te verwijderen!

Acties; De acties die u vanuit dit scherm kunt uitvoeren bevinden zicht rechts boven in beeld.
Momenteel beperkt zicht dit tot het kunnen wijzigen van de status in: 'Nieuw', 'In Behandeling', 'Gearchiveerd'.

Tot slot
Wij realiseren ons dat er een grote variatie aan communicatie kanalen bestaat en dat meer functionaliteit gewenst is dan kan worden geboden. Daarom zullen wij belangrijke keuzes moeten maken betreft welke wensen als eerste te redresseren. Zorg daarom dat uw wensen en uitdagingen op het gebied van Ketenverkeer tijdig bij ons bekend zijn.