De eerste dagen na een EPD implementatie zijn de gebruikers vaak sceptisch, maar men heeft het vertrouwen dat het systeem zal werken zoals ontworpen. Na ongeveer een maand is pas echt goed te beoordelen of het systeem is ingericht en werkt zodanig dat inderdaad de beoogde efficiency wordt bereikt. Werkt het proces? Werken de autorisaties? Is de kwaliteit van de zorg verbeterd?
Vivia kan een volledige gebruikers audit uitvoeren waarin een uitgebreid scala aan onderwerpen wordt geanalyseerd. Waar nodig worden knelpunten verholpen. De onderdelen van de audit zijn als volgt.
Kennisniveau gebruikers van proces en systeem
De efficiency van het gebruik van het systeem en de kwaliteit van de informatie is direct afhankelijk van het kennisniveau van de medewerkers. Met interviews op de afdeling wordt beoordeeld of eindgebruikers weten hoe zij met het proces en systeem zouden moeten omgaan. De analyse levert een overzicht van mogelijke hiaten in kennis bij groepen van vergelijkbare gebruikers en acties om de kennis op het gewenste niveau te brengen.
Autorisaties
Kunnen individuen gezien hun rol en verantwoordelijkheden alle informatie inzien en alle taken uitvoeren? En andersom: is bepaalde privacy gevoelige informatie correct afgeschermd? Deze autorisaties kunnen tot in detail ingesteld worden, echter geeft deze flexibiliteit ook de nodige problemen om tot een stabiele situatie te komen en blijven.
De analyse geeft een score ten opzichte van de perfecte situatie. Een actieplan ter verbetering en een aanpassing van de meest voor de hand liggende problemen komen hieruit voort. Ook een advies voor de correcte inrichting van de beheerstaken rondom autorisaties, inclusief de training en implementatie van het wijzigingsproces, komen in de rapportage van de gebruikers-audit.
Beoordelen processen en optimaliseren van de workflow
Argumenten voor de EPD implementatie zijn vaak verbetering van de efficiency van het zorgproces, verhoging van de kwaliteit van de zorg, verlaging van de operationele kosten, verbetering van de patiëntveiligheid enzovoorts.
De analyse geeft een beschrijving van de gewenste situatie aan (wellicht al aanwezig als ontwerp voor de EPD implementatie) en de afwijking met de huidige situatie, ongeveer een maand na de introductie van het nieuwe proces en systeem. Een score maakt het verschil kwantificeerbaar. Een actieplan maakt het voorgestelde verander traject inzichtelijk.
De analyse gaat uit van het oorspronkelijke ontwerp. Dit traject is een versterking van de gekozen weg, in plaats van een opening om de oorspronkelijk ontwerp keuzes weer ter discussie te stellen.
Beoordelen afspraken software leverancier en/of systeem integrator
Als onafhankelijke partij kan Vivia toetsen of de gemaakte afspraken in het contract tussen ziekenhuis en de software leverancier volledig zijn nagekomen.
De analyse geeft een overzicht van punten die momenteel nog afwijken. Deze punten worden gerubriceerd naar afwijking met hoog/midden/laag/geen impact op de implementatie en met of zonder financiële consequenties. Per aandachtspunt wordt een actieplan gekoppeld voor het oplossen van het probleem.
Overige knelpunten
De analyse van Vivia geeft een overzicht van overige aandachtspunten een inclusief opzet voor een oplossing.
De wijze van opzet, uitvoering en rapportage van de audit wordt altijd aan uw situatie en wensen aangepast.